テレワークにも便利なビデオ会議システムZoom

中小企業のIT活用

テレワークへの対応はどうしたらいいのか・・・・

コロナウイルス問題で騒がしい毎日ですが、「テレワーク」というキーワードを頻繁に聞くようになりました。
昨年くらいから、オリンピック開催時の対策として、テレワークを推進していましたがあまり浸透していないような印象でした。

今回のような事態が発生し、急遽テレワークを開始した会社も多いのではないでしょうか。
または、テレワークをしようとしても、どのように対応すればいいのか分からない、このような場合はどうすればいいのか、などのお悩みもあることかと思います。

当社でも一部ではありますがテレワークを行っています。
元々、働く場所はあまり問わない業務もありますし、グループ会社の拠点が点在していることからテレワークに近い状態にあったこともあり、スムーズなテレワークへの移行が出来たと思います。

その中から、中小企業のIT活用にもつながる情報を発信したいと思います。
第一弾として、ビデオミーティングツールのZoomをご紹介します。

テレワークはコミュニケーションが重要

テレワークでは自宅での作業となり、お互いのコミュニケーションが普段以上に重要になってきます。
同じオフィスにいれば、ちょっと声をかけたり、様子を見たり、雰囲気でも感じ取るコミュニケーションが可能ですが、お互いに遠隔地にいるテレワークではそうもいきません。

そこで便利に活用出来るのが、ビデオミーティングツールです。

ビデオミーティングツールを活用することで、 お互いに遠隔地にいながらも顔を見たコミュニケーションが可能になります。
メールや電話と違い、顔を見ながらのリアルタイムコミュニケーションは、遠隔地にいることを忘れてしまうほどのコミュニケーション効果が生まれます。

ビデオミーティングツールを使えば、お互いに遠隔地でも顔の見えるコミュニケーションが可能に

なぜZoomなのか?

Zoomは、アメリカ シリコンバレー発のベンチャー企業で、現在では多くの世界的企業でZoomの活用が進んでいます。
元々は、WebExというビデオミーティングツールを開発していた方が、より顧客の満足度を高めるサービスを作りたいと立ち上げたそうです。

ビデオミーティングツールには類似サービスが多くありますが、なぜZoomが選ばれているのでしょう?

そこには何点かの理由があるように感じています。

①安定性が高い
②参加者のユーザー登録が不要
③ホスト側の機能が豊富
④ユーザー支援機能が豊富

まず、安定性が高いことについてですが、類似サービスSkypeに比べてデーター通信量が1/10と言われており、これにより遅延防止や途中切断、通信環境に左右されることも減りました。

参加者のユーザー登録が不要

従来のビデオミーティングツールでは、参加者全員がユーザー登録を行い、お互いにIDを教え合うなどの手間がかかりました。
もしくは、社内専用のコミュニケーションのみが可能で、外部の方とのビデオミーティングが出来ないということも。

Zoomでは、ミーティングを主催するホスト側のみユーザー登録をすれば、参加者のユーザー登録は必要ありません。
ホストがミーティングを開始し、メールで招待するか、URLを共有するだけで参加できます。

ホストZoomアプリのメニュー、新規ミーティングから開始出来る

画面下の招待からメール、URLのコピーなどで招待可能
招待を受け取った参加者がリンクをクリックすると、接続への案内が表示され

インストールが完了したら、専用アプリが立ち上がりビデオミーティングスタート

ホスト側の機能が豊富

類似サービスとでは、類似サービスではユーザー対ユーザーなのに対して、Zoomではホスト対ユーザーと扱い方に違いがあります。
Zoomではホストに対して専用機能が付与されているので、様々な使用シーンに合わせて活用することができます。

例えば、参加者全員をミュートにしたり、特定の参加者だけ解除したりもできます。
また、挙手機能があり、質問がある方?と投げかけて、質問がある方に挙手してもらい、その方だけミュートを解除したりといった使い方ができます。

「手を挙げる」をクリックすると参加者一覧に挙手マークが

ユーザー支援機能が豊富

使い手側の立場に立った機能がZoomには色々ついています。
ビデオミーティングを動画で保存出来る「レコーディング機能」や、自分のPC画面を共有出来る「画面共有」など便利な機能が盛りだくさんです。

自分で作った資料を参加者に共有しながらミーティングしたい。
画面を一緒に見ながら操作方法を教えたい。
など、ただのビデオミーティングの枠を超えた使い方が可能です。

参加者全員で同じドキュメントを共有しながら話し合うことも可能

お値段は?難しくないの?

こんな便利なZoomですが、なんと基本機能は無料で使えます!
基本機能というのは、1対1のミーテイングは時間無制限、複数名でのミーティングは40分まで無料です。

複数名のグループミーティングを時間無制限でしたい場合、有料プランへの変更が必要になってきます。
当社では、月額2,000円のプロプランを使っており、100名までのグループミーティングが時間無制限で行えます。

さぁ、Zoom使ってみたくなってきましたよねw

Zoomのサイトから簡単にサインアップできます!
https://zoom.us/

やってみたけど分からない・・・・・
活用の仕方はどうすれば?!?!
・・・・などのお悩みがありましたら、当社のIT支援サービスにご用命ください。
当社のエンジニアがお客様に代わって導入や活用検討のお手伝いをさせていただきます。

Zoom活用に限らず、中小企業のIT活用にご興味がございましたら、お気軽に当社へご連絡いただければ迅速、丁寧に対応させていただきます。

お問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。
https://www.opp-lab.co.jp/contact

Takahiro

自称 Opportunity研究家。
青木社長のお手伝いをしつつ、どうしたら好機に巡り合えるのか?、どうしたら好機を提供できるのか?どうしたら周りの人たちをハッピーにできるのか?を考える毎日。
趣味は美味しいものをたべること。

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